На протяжении прошлых десятилетий основным носителем информации являлась бумага. Сейчас крупные компании и мелкие фирмы массово переводят свою документацию в цифровой формат. Государственные учреждения, в том числе и ПФР, все чаще требуют подавать отчетность в цифровой форме. Страхователям и другим представителям будет полезно знать, как быстро подключить систему цифрового оборота документов для подачи отчетов в Пенсионный фонд.
Преимущества ЭДО
Электронные документы — это информация, представленная в виде набора символов, хранящаяся на цифровых носителях (жесткий диск, USB накопитель, облачный сервер и т. д.).
Система для организованного обмена такими документами называется электронным документооборотом (ЭДО).
Если организация решила отправлять отчетность в электронной форме, она получает следующие преимущества:
- пропадает необходимость физического посещения территориального органа ПФР, что ведет к снижению транспортных затрат;
- процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи занимает считанные секунды;
- распечатки и подписи отчетов больше не нужны, экономится время и канцелярские расходники;
- редактировать и просматривать цифровую документацию могут несколько человек одновременно;
- в цифровой форме проще найти и исправить недочеты, что минимизирует возможные штрафы.
Пользуясь электронным документооборотом, страхователь, не покидая рабочего места, высылает в ПФР нужные сведения.
ЭДО также позволяет получать рассылки из Пенсионного фонда, ответы на запросы и отправлять электронную почту.
ЭДО в Пенсионном фонде
ПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:
- личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
- сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
- отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
- заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
- реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.
При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.
Кто обязан отправлять цифровые отчеты
В 2016 году страхователь сам решал, в какой форме высылать сведения. В начале 2017 года ПФР обязал работодателей, у которых трудится 25 и более сотрудников, отправлять отчеты исключительно в электронной форме.
В 2020 году требования Пенсионного фонда не изменились:
- Индивидуальные предприниматели и организации со штатом сотрудников в 25 человек подают отчетность в электронной форме. В случае игнорирования данного требования и предоставления бумажной документации, последняя принята не будет. Страхователь получит штраф;
- Если в организации трудится не более 24 работников, форма отчетов выбирается работодателем. Не смотря на то, что ПФР примет бумажные сведения, он рекомендует всем без исключения переходить на ЭДО.
Необходимо учитывать, что численность персонала рассчитывается по прошлому расчетному периоду. Если в июне в фирме работало 40 человек, а в июле 23, июльская отчетность все равно должна быть электронной.
Подключение к ЭДО
Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР. Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.
Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.
Этап 1
Вначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.
Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором. При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:
- полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
- стоимость услуг;
- санкции в случае нарушения обязанностей.
Этап 2
Цифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.
На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:
- заявление с просьбой выдать инструменты криптографической защиты;
- нотариально заверенные копии документов ИП (компании).
- документация, которая подтвердит право владельца ЭЦП подписывать отчетность Пенсионного фонда. Если ключ оформляется на представителя организации, а не директора, нужна доверенность.
Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.
Этап 3
ЭДО подразумевает наличие специализированного программного обеспечения. Оптимальным вариантом является наличие соответствующего пункта в договоре с оператором. Если в соглашении с компанией такого условия нет, представителю организации следует найти специалиста.
Этап 4
Далее страхователю необходимо подготовить соглашение о подключении электронного документооборота. Бланк заявления можно взять в территориальном органе ПФР либо на официальном ресурсе. Он включает в себя 3 блока:
- Данные о юридическом лице;
- Данные о физическом лице;
- Данные о применяемых инструментах криптографической защиты.
Скачать заявление о подключении к электронному документообороту
Как заполнять.
- Первый блок заполняется представителем или директором организации (ООО и т. д.). Он включает в себя полное название, ИНН и КПП, юридический и фактический адрес, контакты, платежные реквизиты, регистрационный номер Пенсионного фонда и данные о числе работников;
- Второй блок заполняют индивидуальные предприниматели (персональные данные, ИНН, контакты, регномер и информация о сотрудниках);
- Третий блок заполняется в обоих случаях, он включает в себя наименование оператора и ключ ЭЦП.
Этап 5
Подключившись к системе ЭДО, страхователь обращается в территориальный орган ПФР, где составляет соглашение на обмен электронными документами и предоставляет следующие бумаги:
- копию соглашения с компанией, обеспечивающей пересылку цифровой отчетности;
- копию договора;
- регистрационные документы организации (ИП) в виде заверенных копий;
- если заявление пишет представитель директора, необходима доверенность.
Этап 6
После обращения страхователя либо представителя в территориальный орган ПФР, последний заключает договор, подразумевающий обмен цифровыми документами. После того, как обе стороны подпишут соглашения, представитель ООО (ИП) становится официальным участником ЭДО и может предоставлять отчеты, в цифровом формате.
Особенности ЭДО с Пенсионным фондом
Для любого отчета достаточно одной цифровой подписи руководителя ООО либо ИП. Если ключ использует другое лицо, не его владелец, подписанный им документ будет признан недействительным. ЭЦП переводится в статус скомпрометированной.
Пересылаемые личные данные должны обрабатываться согласно действующему закону о защите персональной информации.
/rating_off.png "Звёзд: 1")
Загрузка...
